Checkliste Versicherungsfall melden: so gehen Sie am besten vor wenn Sie mit Versicherungs-Hotlines telefonieren

Ausführliche Tips bei Anrufen sollte ganz stur wie folgt vorgegangen werden, Sie werden sehen die Auskünfte, die Sie erhalten gewinnen an Qualität:

1. Wenn Sie noch keinen Ansprechpartner wissen, rufen Sie bei Ihrem privaten Zusatzversicherer die Telefonzentrale an, fragen Sie unter Angabe Ihrer Versicherungsnummer, nach dem für Sie zuständigen Sachbearbeiter/-in hinsichtlich Zahnleistungen (ggf. anderer). Lassen Sie sich am besten dessen Vornamen und Namen des/der für Sie zuständigen Mitarbeiters-/in unbedingt buchstabieren lassen;
2. zusätzlich alle Kommunikationsdaten des Sachbearbeiters geben lassen und aufschreiben, also dessen Telefondurchwahl- und Faxnummer und ggf. falls Emailadresse auch vorhanden, diese ebenfalls mitteilen lassen, alles aufschreiben und mit Notiz von späteren anrufen im Versicherungsordner aufheben.
3. Bei Interesse können Sie im Zuge Ihres Anrufes in der Telefonzentrale, auch gleich das Vorhandensein weiterer Services erfragen. Je nach Versicherer können Ihnen u.U. sehr nützliche Service-Leistungen genutzt werden (z.B. Fragen zu Krankheiten, nach spezialisierten Ärzte, oder geeigneten Krankenhäuser etc.).
4. Sobald Sie alle Kontaktdaten des für Sie zuständigen Sachbearbeiters haben, können Sie ihn anrufen und nach Angabe Ihrer Versicherungsnummer alles Wichtige erfragen, auch welche Abläufe Sie bei Erstattungen beachten sollen.

Häufig melden sich Mitarbeiter von Hotlines etc. manchmal so undeutlich und schnell, dass man nicht entfernt den Namen verstehen kann. Wenn Sie den Hörer auflegen kann Ihnen der Betreffende alles mögliche erzählt haben, Richtiges und Falsches, nur sobald Sie auflegen, können Sie ihn nicht mehr dafür verantwortlich machen. Daher halten Sie sich immer an die wichtigste Regel bei Anfragen Nr. 1 Vornamen und Namen des/der für Sie zuständigen Mitarbeiters-/in unbedingt buchstabieren lassen. Allein an der positiven Reaktion, seinen Namen geduldigt dem Anrufer, also Ihnen zu buchstabieren, erkennen Sie die guten, Servicebereiten Mitarbeiter. Wenn jemand Huber oder Schmid heißt brauchen Sie auch den Vornamen, weil es in größeren Unternehmen viele Schmids und Hubers gibt.

Wichtig: Machen Sie bei Telefonaten immer eine genaue schriftliche Notiz von jedem Anruf, wann genau (Datum/Uhrzeit), Sie mit wem (genauer Name Mitarbeiter), Sie über welche Frage, gesprochen haben und welches Ergebnis der Anruf hatte. Wichtiger TIPP: Den Namen des Sachbearbeiters der sich am Telefon meldet, am besten zuerst genau buchstabieren lassen und die Telefondurchwahl geben lassen. Machen Sie sich stets eine Notiz, wann genau (Datum, Uhrzeit) Sie mit wem gesprochen haben.

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